Alternatives à SharePoint pour un bureau d’études : avant de migrer, lisez ceci
La plupart des bureaux d’études qui veulent quitter SharePoint n’ont pas un problème de SharePoint. Voici comment faire la différence, et les vraies alternatives si c’en est bien un.
La conversation revient régulièrement dans les bureaux d’études : SharePoint est lent, on ne trouve rien, les gens travaillent en local et renvoient leurs fichiers par courriel. La conclusion naturelle est qu’il faut en changer.
Elle est parfois juste. Le plus souvent, elle est prématurée, et une migration coûteuse reproduit le problème ailleurs.
Le test en trois questions
- Comment vos utilisateurs cherchent-ils un document ? S’ils naviguent dans l’arborescence au lieu d’utiliser la recherche, le problème est le modèle de classement. Aucun changement d’outil ne le corrigera, parce qu’il sera reproduit à l’identique.
- Combien de niveaux de dossiers pour atteindre un livrable ? Au-delà de cinq, le classement a été conçu pour celui qui range, pas pour celui qui cherche. C’est un problème d’organisation, pas de produit.
- Vos documents portent-ils des métadonnées ? Si la seule information est le nom du fichier et son emplacement, vous n’utilisez pas SharePoint : vous utilisez un lecteur réseau qui se trouve être hébergé chez Microsoft.
Si les trois réponses pointent vers l’organisation, une migration ne réglera rien. Le travail à faire est un travail de modèle documentaire, et il est presque entièrement transposable dans SharePoint, qui sait très bien gérer des métadonnées quand on le lui demande.
Quand le changement est justifié
Trois situations où le problème vient réellement de l’outil.
- Vous avez besoin d’un classement par métadonnées natif et transversal, avec des vues dynamiques par client, projet, phase et statut, sans dupliquer les fichiers. C’est possible dans SharePoint, mais c’est le terrain naturel de M-Files.
- Vos processus documentaires sont complexes et normés : circuits de validation à plusieurs niveaux, conservation réglementaire, pistes d’audit. DocuWare et ELO sont conçus pour ça.
- Vous devez sortir de l’écosystème Microsoft pour des raisons de souveraineté ou contractuelles. C’est une décision légitime, à prendre en connaissance de ses conséquences, y compris sur la bureautique quotidienne. Voir RGPD, souveraineté et IA.
Les alternatives, en pratique
| Alternative | Ce que vous gagnez | Ce que vous perdez |
|---|---|---|
| M-Files | Un classement par attributs, sans arborescence imposée | L’intégration native avec Office et Teams, à reconstruire |
| DocuWare | Des workflows documentaires robustes | La souplesse d’un espace collaboratif généraliste |
| ELO | Un couplage GED et processus métier | Une complexité de paramétrage supérieure |
| Zeendoc | Une solution française simple et éprouvée en PME | La profondeur fonctionnelle sur les gros corpus techniques |
| Rester sur SharePoint et investir le modèle | Un coût de licence nul, aucune migration | Un travail d’organisation réel, que personne n’a envie de porter |
La dernière ligne est celle qui est retenue le plus souvent quand l’analyse est menée sérieusement. Ce n’est pas une réponse satisfaisante commercialement, mais c’est fréquemment la bonne.
Le problème qui restera après la migration
Quelle que soit la solution retenue, une question restera sans réponse : quand une consultation arrive, quels projets antérieurs sont réellement comparables, ce qu’ils ont coûté, ce qui a dérivé, et qui peut en parler.
Aucune GED ne porte cette information, parce qu’elle ne vit pas dans les documents : elle vit dans la liaison entre les documents, les affaires et les personnes. Voir préparer une affaire sans repartir de zéro.
Questions fréquentes
Faut-il quitter SharePoint dans un bureau d’études ?
Quelle est la meilleure alternative à SharePoint ?
Combien coûte une migration documentaire ?
Ce sujet correspond à une priorité chez vous ?
Vous hésitez entre plusieurs solutions et la vraie question est peut-être ailleurs ? Décrivez votre situation, je vous dis honnêtement si un outil du marché suffit.